Curso de Lean Office: Organización y Mejora de Procesos Administrativos

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Descripción

Se suelen considerar tareas administrativas la facturación, el procesamiento de pedidos, la redacción y envío de cartas, la comprobación de albaranes… Sin embargo, todos los trabajadores realizamos tareas administrativas en mayor o menor medida; de hecho, lo que sucede normalmente es que la carga administrativa ocupa un tiempo importante que, la mayoría de las veces, se podría dedicar a tareas de mayor valor para el profesional y para la empresa.

Existe, por tanto, un gran potencial de mejora en la forma y en los tiempos de ejecución de las tareas administrativas. Para ello deben ser estudiadas y definidas como procesos susceptibles de medición y mejora, con el objetivo primero de ahorrar tiempo y consiguientemente optimizar los costos. Definir procesos administrativos nos permitirá también plantearnos objetivos de mejora continua.

Este curso ha sido estructurado para dotarle de metodologías y herramientas para lograr:

Construir y optimizar procesos administrativos.
Mejorar el rendimiento de las tareas administrativas.
Organizar su tiempo y ser más productivos.
Utilizar herramientas de mejora continua en su desempeño.

Solicita información por medio del catálogo de Emagister.com y el centro se pondrá en contacto contigo para guiarte en el proceso de matriculación.

Información importante
¿Qué objetivos tiene esta formación?

Cómo analizar y elaborar un diagnóstico de la productividad existente en nuestra oficina.
En qué consiste la productividad en el contexto administrativo y qué herramientas pueden emplearse para la mejora de métodos y sistemas de trabajo.
Cómo detectar las causas internas que originan ineficiencias.
Cómo analizar para simplificar los procesos administrativos y aplicar metodología para mejorar la eficiencia personal y de los equipos.
Cómo se analiza y define un proceso administrativo idóneo.
Cómo detectar, prevenir y eliminar desperdicios de trabajo como la duplicidad de tareas, la complejidad de procedimientos, los cuellos de botella, etc.
Cómo llevar a cabo un programa de acciones destinadas a la mejora de la productividad administrativa.
Cómo llevar a cabo la gestión del cambio de los procesos seleccionados.
Cómo conseguir la implicación de los miembros de su departamento y empresa en un proyecto de mejora de la productividad.
Cómo implementar un plan de mejora de la productividad administrativa en nuestra empresa.

¿Esta formación es para mí?

Responsables de Departamentos de Administración, administrativos jefes, secretarias de departamento y de dirección y en general, a todo profesional que desempeñe tareas administrativas y esté interesado en participar en la elaboración y mejora de procedimientos administrativos para aumentar la productividad de su trabajo.

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Dónde se imparte y en qué fechas

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¿Qué aprendes en este curso?

Lean office
Mejora continua
Procesos
Organización
Gestión estratégica
Mejora de Procesos Administrativos
Medición
Análisis mercados

Programa académico

MÓDULO 1: INTRODUCCIÓN

Introducción a la elaboración de diagramas. ¿Qué es un diagrama?

MÓDULO 2: ELABORACIÓN Y REPRESENTACIÓN DE UN PROCESO         

Simbología para la elaboración de procesos.

MÓDULO 3: MEJORA DE PROCESOS

Eliminar o reducir las tareas de no valor añadido y duplicidades.

Utilización eficiente de los puntos de inspección.

Elaboración de listas de chequeo.
Situar los puntos de inspección (detección de errores) lo más cerca posible del lugar donde se comete el error.
Extraer tareas del bucle generado tras la inspección.
Evitar la realización de supervisiones.
Disposición eficiente de la oficina.

Procedimentar y hacer delegables las tareas.

Combinar tareas con proceso anterior y/o posterior.

Unificar procesos. El equilibrado perfecto.

Agregar más tareas en paralelo.

Automatizar partes del proceso.

Examinar tus procesos.

MÓDULO 4: MEJORA DE PRODUCTIVIDAD DE LAS TAREAS

Las “5 S”:

Separar lo necesario de lo innecesario.
Ordenar, definir el mejor lugar para cada cosa.
Limpieza del área de trabajo y de los equipos.
Crear y preservar los estándares de orden y limpieza
Educar y crear hábitos para mantener las S anteriores.
Mejora de métodos: La técnica del interrogatorio:

Preguntas preliminares.
Preguntas de fondo.
Principios relativos a la disposición y condiciones en el sitio de trabajo.
Presentación de propuestas de mejora.
Implantación del nuevo método:
Puesta en marcha de la innovación.
Comprobación de resultados.
MÓDULO 5: MEDICIÓN DEL TIEMPO DE LAS TAREAS 

MÓDULO 6: MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD PERSONAL        

La supervisión.

Ficha de supervisión.
La dedicación y el problema de la multitarea

Construir la lista de dedicación.
MÓDULO 7: LA MEJORA CONTÍNUA EN TAREAS ADMINISTRATIVAS       

ANEXO 1: Bibliografía recomendada.

Información adicional

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