Planificar Capacidad de Cargos y Medir Cargas de Trabajo

CONTENIDO

CONCEPTO BÁSICOS PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE CAPACIDAD (CARGAS) DE TRABAJO

Propósito y filosofía de la planificación y control de cargas de trabajo

Planificación con ENFOQUE DE PROCESOS (Eficacia y Eficiencia)

Planificación basado en resultados(variables y dinámicos), lo que enfoque funcional no hace (fijas y estáticas)

ELEMENTOS BÁSICOS para la planificación y control de cargas de trabajo

• AVU (Análisis de valor unitario) de los PROCESOS (actividades, cargos responsables, tiempos y costos de ejecución)
• Periodos de análisis (mes, semana, día, turnos, horas)
• Transacciones (basado en productos, resultados y metas)
• Factores modificadores (Tiempos de fatiga, sistematización, nivel de competencias, tipo de clientes, otros)

TALLER - METODOLOGÍA PRÁCTICA

P

• Identificación del grupo de trabajo (Cargos asociados a los procesos)
• Identificar los procesos / subprocesos relacionados con el grupo de trabajo
• Elaboración del AVU (Análisis de valor unitario) de los procesos relacionados
• Definición de transacciones de las actividades en el intervalo de tiempo (largo, mediano y corto plazo)

Establecimiento de los factores modificadores (Tiempos de fatiga, sistematización, nivel de competencias, tipo de clientes, otros)

H

• Cálculo del volúmenes de transacciones por cargo
• Cálculo del tiempo total requerido por cargo
• Definición de jornadas de trabajo

Establecimiento del número (cupos) de personas por cargo en los intervalo requeridos (mes, semana, día, turnos, horas)

V

• Definición de límites de control (Limite para determinar EXCESO (Sub-utilización) o FALTA (Sobrecarga) de capacidad)
• Comparación capacidad requeridas vs. capacidad instalada / disponible / presupuestada (personal actual o presupuestado)
• Calculo de estado de cargas de trabajo por cargo y persona
• Medición y seguimiento de cargas de trabajo planificadas vs cargas de trabajo reales

A

• Análisis de eficiencia de cargas de trabajo por PROCESO (optimización de tiempos y costos basado en cargas de trabajo del personal)
• Tipo de ajuste: Negociar, redefinir metas, redistribuir funciones, balancear tiempos o transacciones, gestionar recursos

Realimentación y ajustes de ELEMENTOS BÁSICOS.

ENTREGABLES

• Definición del proceso ADMINISTRAR CAPACIDAD (Planificar, controlar y ajustar cargas de trabajo) – CARACTERIZACIÓN y PROCEDIMIENTO.
• Registros de PLANIFICACIÓN y CONTROL – PLANTILLAS y HOJAS DE CÁLCULO.

CONCLUSIONES

• Elemento de competitividad
• Aporte a los objetivos corporativos
• Beneficios

Metodología:

El curso se estructura con base en ejemplos y el desarrollo de un TALLER que permiten establecer una la metodología práctica.

Pre-requisitos:

Conocimientos básicos de procesos y sistemas de gestión.

Resultados:

• Personal con el conocimiento para PLANIFICAR y CONTROLAR las cargas de trabajo mediante:
• Establecimiento del número (cupos) de personas requeridos por cargo en intervalos de tiempo
• Definición de estado de cargas de trabajo
• Medición y seguimiento de cargas de trabajo planificadas vs cargas de trabajo reales
• Análisis de eficiencia de cargas de trabajo por PROCESO (optimización de tiempos y costos).
• Acciones derivadas para optimizar recursos