Los programas de contabilidad han implicado una revolución en la organización de presupuestos y economía. Esta revolución no es únicamente aplicable a las empresas de cara a mejorar la contabilidad, sino que también lo es cuando son utilizados a menor escala como es el caso, por ejemplo, de un hogar.

A continuación, te explicaremos cómo era la contabilidad antes de que la informática cambiara la manera de trabajar y cuáles son los programas más importantes que existen en  la actualidad.

La contabilidad antes de la aparición de la informática

La contabilidad es el estudio y análisis de la situación económica de una organización concreta. Y en este sector, la informática no siempre ha estado presente. De hecho, la contabilidad existía mucho antes de que la informática llegara a tener la influencia que tiene hoy en día sobre los seres humanos.

En el momento de analizar la situación financiera de un hogar familiar o bien de una pequeña empresa, parece que con una calculadora, un papel y un bolígrafo, se podrían llegar a obtener resultados inequívocos. No obstante, incluso en cálculos pequeños, es natural requerir la ayuda de programas de contabilidad. Aunque sea una simple hoja de cálculo.

Por otro lado, los programas de contabilidad generan una ayuda enorme. Sobre todo a los grandes negocios que mueven grandes cantidades de dinero. No obstante, no solo se trata de la gran cantidad de dinero, sino también de la diversidad de operaciones llevadas a cabo desde todo el mundo.

Es por eso que estas empresas no solo precisan hojas de cálculo. Sino que, desde sus inicios, la informática ha ido desarrollado programas específicos a medida. Unos instrumentos especialmente ideados para poder estudiar su contabilidad con mayor precisión y exactitud.

En resumen, antes de la informática, el control a través del papel y el bolígrafo (siempre con la ayuda de la calculadora) era un ejercicio mucho más desagradable. Así se generaban grandes cantidades de papel que tenían que revisarse con detalle para evitar la presencia de errores. Estas mismas acciones, una vez digitalizadas, han reducido significativamente las tareas, reducido los tiempos de trabajo en este aspecto y además han hecho desaparecer (prácticamente por completo) los errores en la transcripción de datos.

Los programas de contabilidad y sus virtudes

Como se ha comentado anteriormente, estos programas han ido cambiando la manera de trabajar de las empresas. Sustituyendo progresivamente la contabilidad manual por la contabilidad informática. Hoy en día, prácticamente la totalidad de las cuentas se lleva a cabo mediante software. Sin embargo, son muchas las empresas que siguen alternando ambos métodos para obtener una gestión más eficaz.

En cuanto a las virtudes principales de la contabilidad mediante  software, destacan las siguientes:

-Perfecciona la gestión del tiempo y reduce las tareas

Los programas informáticos posibilitan reducir el tiempo de trabajo en todos los sectores. Se puede decir, por lo tanto, que la tecnología ha facilitado el trabajo de muchos profesionales en sus tareas más complejas. Lo mismo ha sucedido en el sector de la contabilidad y las finanzas. Gracias a los programas de contabilidad ya no hace falta realizar cada una de las operaciones características de la contabilidad a mano.

En lugar de hacer cada tarea una a una, pueden indicarse en el programa todas las operaciones que se quieren realizar y se hará automáticamente. Un avance para todos aquellos que vivían pendientes de sus calculadoras y debían comprobar muchas veces si los números y resultados finales eran correctos.

-Adiós al papel, hola a la nube

El uso de los programas, junto al avance de Internet y de otras tecnologías, ha accedido a ir despidiéndose de los papeles. Es verdad que en el mundo de la contabilidad los documentos se siguen archivando durante un tiempo. No obstante, gracias a la red y la conectividad de los softwares actuales, se tienen los mismos datos en distintos ordenadores, aunque estén separados a kilómetros.

Esto, actualmente, representa una gran ventaja porque los departamentos de contabilidad pueden estar externalizados o compuestos por distintos profesionales, que deben poder acceder a los datos al mismo tiempo. Una empresa de gran tamaño que trabaje en distintas localizaciones puede aprovecharse de estos softwares de contabilidad. Se trata de un método rápido y eficaz para compartir, al mismo tiempo, los datos financieros.

-Creación de un software de contabilidad a medida

Además de tener programas de finanzas y contabilidad preconfigurados o genéricos, hoy en día es posible crear un programa propio de contabilidad. Dicho de otra manera, cada empresa puede tener a su alcance su propio software, que tenga en cuenta sus diferentes apartados o puntos más importantes.

En el programa se indicarían las operaciones reiterativas en esa empresa y se gestionará tal y como decida la dirección de la misma. Además, pueden crearse varios usuarios de modo que, según la categoría dentro de la empresa, puedan tener derecho a la información total o parcial de la situación financiera real.

Tipos de programas de contabilidad

El programa más clásico que se utiliza para todo tipo de contabilidad (en pequeñas y grandes agrupaciones), es la hoja de cálculo. Con esta, se pueden programar algunas operaciones y realizar muchas operaciones en tan solo algunos segundos.

Eso sí, programar y crear esta hoja de cálculo es más laborioso de lo que parece aunque, mirándolo a largo plazo, servirá para ahorrar una gran cantidad de tiempo. También, existen plantillas de hojas de cálculo que se pueden descargar y usarse como datos propios de una empresa.

En otros casos, es recomendable usar programas de contabilidad específicos. Algunos de ellos pueden ser Contasol, Seniorconta, Sico, Contasimple o Contaplus, uno de los más utilizados. Estos softwares genéricos están pensados para distintos negocios. De esta manera, emiten informes, estadísticas y datos útiles a las empresas para gestionar la contabilidad de uno mismo.

Diseños personalizados

Además, es posible recurrir a un software personalizado pensado para una empresa, un departamento o un grupo de empresas de actividad parecida. Un ejemplo de software de este tipo es el de SAP. En él se puede incluir todo tipo de facturación, los gastos y gestionar ofertas o promociones. También se puede introducir la información financiera del mercado de valores o de la bolsa, en caso de que sea necesario. 

Otra alternativa interesante para incluir en estos programas es la gestión del personal del que dispone la empresa. Así, se pueden supervisar sueldos, conceptos extraordinarios en las nóminas, horas extra o el tipo de contrato que tiene cada trabajador.

El objetivo de estos softwares es contar con una interfície donde conseguir datos inmediatos alrededor de la situación económica de una empresa en concreto. Así como de cuáles son las áreas en las que más se invierte. De la misma manera, conocer las áreas de mayor beneficio puede ser definitivo para continuar con la mejora e impulso del negocio.

En definitiva, los programas de contabilidad son de gran ayuda para mejorar las cuentas de un negocio o de un hogar. Controlar los gastos e ingresos es clave para conocer con exactitud si una empresa funciona y cuál es el cliente principal. Asimismo, los datos que se extraen de estos programas pueden usarse para un análisis más exhaustivo y así dirigirlo al marketing para mejorar las ventas.

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