La importancia del monitoreo en la gestión de proyectos

En los sectores empresariales la Gerencia de Proyectos responde a necesidades específicas dentro de las estrategias organizacionales y facilita el desarrollo de los equipos interdisciplinarios, que usualmente están conformados por personal de distintas áreas de la organización. Es necesario que el gerente de proyectos domine diferentes metodologías y herramientas para integrar procesos, optimizar recursos, gestionar estratégicamente y conforme a las investigaciones del Project Management Institute (PMI por sus siglas en ingles), no son suficientes las habilidades de dirección técnica de proyectos, aunque son esenciales, se debe ahondar en habilidades como competencias de liderazgo, comunicación, resolución de conflictos y trabajo en equipo. 

La guía de los fundamentos para la dirección de proyectos divide la gestión en 5 etapas; iniciación, planeación, ejecución, monitoreo y cierre. No consiste únicamente en la planificación de objetivos, presupuestos, asignación de encargados, etc. Parte importante para avanzar y evitar inconvenientes en cada uno de los procesos, es el monitoreo, que permite verificar la planificación y que su desarrollo sea en orden, para garantizar la estabilidad del proyecto y la toma de decisiones el momento de algún cambio.  

El control del proyecto sirve para conocer su estado, identificar problemas y tomar medidas preventivas, analizar, revisar y monitorear riesgos para implementar planes apropiados. Permite constatar la eficacia y eficiencia de las ejecuciones, identificar debilidades, y analizar el avance conforme al alcance, tiempo y costos. Lo que se hace es una evaluación del desempeño real del proyecto, comparando la ejecución frente a lo planificado. El monitoreo es una base de información precisa para sustentar el estado, avance y pronóstico de los proyectos. 

Por esto es necesario contar con herramientas que apoyen y asistan la gestión, y la mejor forma de lograrlo es a través softwares y herramientas digitales que permitan organizar y controlar eficazmente los proyectos. Estas herramientas monitorean fácilmente la evolución y ejecución de cada actividad, ajustada a los objetivos planteados, el principal aporte es la automatización de las tareas repetitivas, aumentando el rendimiento, la rentabilidad y optimizando el tiempo para concentrar esfuerzos en la obtención de mejores resultados. 

Presentamos algunas herramientas indispensables para la gestión integral de los proyectos, sin importar el sector al que se pertenezca: 

• WorkProject es un software de gestión de proyectos y control de costes. En él se puede asignar automáticamente el tiempo invertido en cada uno de los proyectos y tareas vinculadas, brindando datos objetivos y precisos. Permite ver todos los proyectos de la empresa y los empleados o grupos que trabajan en ellos. De manera automática muestra en tiempo real el detalle de las horas invertidas por día, por empleado o por grupo. Adicionalmente te permite calcular los costos, la facturación y el margen, así como identificar las posibles desviaciones y comparar los resultados con balances anteriores. Está herramienta es fácil de usar y se puede acceder desde cualquier navegador o dispositivo, cuenta con un centro de ayuda 24h y ofrece una prueba gratuita de 15 días. 
• Trello es una de las herramientas de planificación de tareas más conocida, su panel es completamente personalizable en el que se pueden crear columnas por proyectos y/o subtareas, asignar estas tareas a otras personas, adjuntar imágenes, archivos y tiempos límites. Puede resultar complicada la búsqueda de tareas o archivos al almacenar gran cantidad de datos. 
• Microsoft Project, permite registrar, comunicar, crear informes, programar y monitorear lo que sucede con los procesos de riesgos. Es una herramienta para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. Project puede reconocer diferentes clases de usuarios, los cuales pueden contar con distintos niveles de acceso a proyectos, vistas y otros datos. Los objetos personalizables como calendarios, vistas, tablas, filtros y campos son almacenados en un servidor que comparte la información con todos los usuarios. 
• Mondey.com proporciona una vista completa de todo el trabajo de sus empleados a través de una serie de tableros, puede ver quién está trabajando y en qué, y agregar tareas sin problemas, calificándolas por importancia y progreso. Permite invitar a los clientes a trabajar como invitados. Y lo mejor es su integración con otras herramientas como Google Drive, Google Calendar, Trello, Assana, entre otras.

Existen otros softwares como Smartsheet, Wrike o ClickUp que incluyen funciones similares, como listas de tiempos, emisión automática de informes, seguimiento de actividades y colaboradores, asignación de cambios, etc. En la Facultad de Ingeniería y Tecnología de la Información, de la Fundación Universitaria para el Desarrollo Humano – UNINPAHU, y su Especialización en Gerencia de Proyectos Informáticos, se entiende que la tecnología es el mejor aliado para llevar a buen término cada proyecto. Al contar con herramientas de gestión de proyectos se disminuyen los riesgos, que se pueden convertir en grandes problemas, y se lleva una excelente administración para alcanzar el éxito. Sin embargo, el rol del gerente está en permanente cambio, al igual que las herramientas que usan, por eso desde la academia, se preparan especialistas que enfrenten desafíos, que entiendan las tendencias y retos a largo plazo para manejar las diferentes situaciones. Gerentes con capacidad de crear equipos motivados aumentando así el rendimiento laboral, garantizando el desarrollo de actividades, culminando proyectos satisfactorios y excelentes. 

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