Manual para organizar eventos empresariales

Los eventos empresariales significan más que una reunión para una empresa. Durante un evento así se tratan asuntos tan importantes como las relaciones comerciales entre la corporación y clientes potenciales o nuevos inversores. Pero además de lo que representan este tipo de actos para una empresa, también son la materia prima para los que se dedican a organizar esta clase de acontecimientos.

Si te interesa el mundo de los negocios y de los eventos corporativos, sigue leyendo. Comentamos los principales aspectos que debes tener en cuenta para reflejar los valores de tu empresa en un reunión de este tipo.

¿Por dónde empezar para montar un evento empresarial?

La organización ntro es primordial. Si quieres que todo salga a pedir de boca, debes asegurarte que has planificado todos los detalles y que el calendario se cumple sin excepción. Para reflejar la imagen de profesionalidad que deseas, debes ser estricto con el método y la planificación.

Debes ser consciente que cualquier imprevisto de última hora, puede destrozar tu imagen. Si esto ocurre, es fácil que los invitados se lleven una mala impresión del anfitrión, en este caso, de tu empresa o de tu cliente.

Para evitar que se desencadenen una serie de fatalidades, presta atención a los siguientes consejos:

1-. MÁRCATE UN PROPÓSITO

Es el primer punto a tener en cuenta y el más importante, tanto para la corporación anfitriona como para el propio organizador u organizadora que ha sido contratada. El acontecimiento ha de hacer referencia a unatemática que debe estar presente en todo momento.

Así, después de haber escogido la línea del evento, organizarás los diferentes detalles y aspectos. Para empezar, piensa cómo quieres que vean i vivan el  acto los asistentes. Sitúate en su lugar. De este modo podrás definir cómo recibirlos y qué detalles no pueden faltar.

Debes tener en cuenta que organizar un acto de este tipo comporta una suma de dinero importante. Y no solamente de dinero sino también de dedicación y esfuerzo. Por eso es vital que todo tu equipo actúe con el único fin de llegar al objetivo marcado, para perder el menos tiempo posible.

2-. DETERMINA CUÁL VA ASER TU PÚBLICO

Una vez marcado el propósito del acontecimiento empresarial, debes establecer el tipo de público que quieres que asista. Una vez lo sepas, será más fácil definir qué detalles deben estar presentes para agradar a los invitados.

Lo normal es que los asistentes a este tipo de actos corporativos sean del ámbito empresarial, o potenciales clientes que estén interesados de alguna manera en tuempresa. Son agentes activos que podrían contribuir a hacer más grande el patrimonio empresarial.

Ten en cuenta, también, que en un evento de estas características lo habitual es convocar a diferentes representantes de ámbitos distintos. Tenlos en cuenta a todos para agradarles.

3-. ESCOGE EL ESPACIO MÁS ADECUADO

El cuándo y el dónde son muy importantes para que todo salga rodado. No escoger adecuadamente el día y el lugar puede pasar factura, como que no venga nadie a tu acontecimiento. Y para nada es la intención de un acto como este. Cuando se organiza un evento así se intenta que acuda el máximo de personas posibles.

Para que así sea, te damos un par de ideas que pueden ayudarte. En primer lugar, busca y analiza otros eventos parecidos al tuyo para comprobar qué preferencias tienen los asistentes. Y en segunda lugar, determina a conciencia la fecha del evento para no poner a los invitados en un compromiso.

Otra idea que puede serte útil es requerir confirmación de asistencia. De este modo puedes saber cuánta gente asistirá aproximadamente. Otra estrategia que puedes aplicar es escoger un día no laborable para evitar que coincida con las obligaciones de los invitados. Además, echa un vistazo al tiempo que hará ese día para intentar que sea lo más agradable posible.

Todos estos factores, si se tienen en cuenta, pueden garantizarte un número de asistentes considerable.

Sobre el espacio, escógelo después de pensar detenidamente en las características de tu acto. Debes tener en cuenta el número de personas que asistirá. Y no solamente el número sino también, el gusto que predomina. Puede ser un lugar más formal o informal. También has de contar con las acciones que se van a desarrollar a lo largo del acto. Esto te indicará cómo debe ser el espacio y  qué requisitos debe cumplir la sala.

4-. CALCULA EL IMPORTE

Una vez que tengas los detalles claros, podrás calcular el coste que supondrá el acto corporativo. Obviamente, el gasto no puede superar el presupuesto inicial.

Por eso, te aconsejamos que barajes más de un proveedor para un mismo servicio. Puedes comparar diferentes precios para quedarte con el que mejor preste la relación calidad-precio. Te aconsejamos que mantengas un trato amigable con ellos para conseguir el mejor presupuesto.

Ten en cuenta, también, los siguientes gastos:

– Prepara presentes para los invitados.

– Cuenta con un servicio de catering.

– Piensa si necesitas panfletos, dosieres, pancartas, etc.

– No te olvides del pago a los proveedores.

– Calcula cuánto pueden suponerte las actividades y espectáculos que vayas a presentar durante el acto.

– Suma, también, los efectos audiovisuales que vayas a utilizar.

5-. DETERMINA LA VIVENCIA DEL EVENTO

Por último, es importante que también pienses en el espectáculo y la interacción con el público. Para que los asistentes tengan una agradable vivencia ese día, asegúrate que cada actividad está planificada.

Rodéate de un equipo cualificado que te ayude a sacar adelante el acontecimiento para obtener los mejores resultados. Deberás delegar tareas para que todo salga a tiempo y según lo planificado. De este modo también podrás detectar y arreglar con tiempo cualquier incidente que ponga en riesgo todo el trabajo.

En resumen, como anfitrión o como profesional de la organización de actos empresariales es importante que estés al caso de las novedades que van apareciendo en el sector. Para ello, es muy útil tener la formación requerida y estar al día de los eventos que se organizan en tu territorio. Así, podrás conseguir nuevas ideas y estar atento a las actualizaciones del mercado.

Fuente: Esneca Business School