Eventplanner: quién es y qué hace

¿Están pensando en convertirse en un profesional de este sector? La planificación de eventos es un ámbito en el que predominan dos factores: el talento y la formación. Uno sin el otro no tienen el mismo efecto Para tener una buena posición en este mundo, deben valer para ello pero también tener formación específica. Si quieren estudiar y conseguir un futuro apasionante como eventplanner o trabajador en empresas organizadoras de eventos no se pierdan el Máster en Organización de Eventos de Esneca Business School.

¿Quieren especializarse, en cambio, en la planificación de bodas y enlaces matrimoniales? No se pierdan tampoco la formación especializada de Esneca, el Máster en Organización de Eventos + Máster en WeddingPlanner. Con él aprenderán todo lo básico para convertirse en un exitoso organizador de cualquier tipo de evento: social, corporativo, cultural…

Cuando tengan todos los conceptos en la palma de su mano, aplicar las técnicas de organización de eventos será su mayor talento. Gracias a su formación podrán conocer todos los detalles y tecnicismos que requiere la organización de un evento matrimonial. De principio a fin, incluyendo si quieren la pedida de mano o la cena de ensayo.

Hoy les explicamos quién es  y qué hace un buen planificador de eventos. Si están interesados, ¡no dejen de leer!

El trabajo de un eventplanner

Tal y como su propio título indica, un organizador de eventos es el perfil que se encarga de coordinar, diseñar y gestionar un evento. Sea del tipo que sea. O lo que es lo mismo, un eventplanner debe idear, gestionar y evaluar todo el acto de principio a fin. Y dependiendo del tipo de evento que esté organizando, el especialista deberá buscar unas herramientas u otras. Por ejemplo, si se trata d un evento de grandes magnitudes deberá gestionar varios equipos y compañías. Pues seguramente requerirá de catering, iluminación, logística, audiovisuales,…

El organizador de eventos será el engranaje que unirá todos los proveedores y coordinará todos los actores que intervengan en él. Es decir, un eventplanner debe contar con algunas habilidades para cumplir bien con su trabajo. Por ejemplo debe ser organizado, responsable, analítico, saber trabajar en equipo y ser detallista.

Organizar un evento: paso a paso

• Objetivo del acto: Antes de ponerse a planificar un acto, el organizador debe tener claros los objetivos o metas a alcanzar. ¿Porqué y con qué finalidad se va a realizar este evento? Los motivos pueden ser muy variados y pueden ser más fáciles o difíciles dependiendo del tipo que sean. Por ejemplo, no es lo mismo hablar de un acto social que de otro cultural, corporativo o político. Cada uno tiene unos objetivos en concreto que deben estar muy claros y muy detallados.
• Público objetivo: Tan importante es conocer al público que queremos que acuda como al anfitrión o organizador del evento. Si conocemos sus gustos, será mucho más fácil pensar en un concepto global. Conocer cómo serán los invitados a su evento y el perfil general de los asistentes es muy importante.
• Presupuesto: El presupuesto económico es una de las partes más delicadas de la organización de un evento. Deben tener en cuenta el evento que van a organizar y saber cuánto dinero necesitan para encontrar patrocinadores.
• Día, hora y lugar: Cuando el organizador tiene claro el presupuesto disponible, debe decidir cómo va invertirlo y en qué día y lugar es mejor organizar cada acto. Este paso debe darse junto a los anfitriones del mismo. El eventplanner tiene la obligación de asesorar y tener en cuenta varios factores como las festividades o los actos que puedan interferir. Es decir, si quiere organizar un evento deportivo deberá estar atento a las fechas de otros torneos o partidos.

Partes de un acontecimiento

Pre-acto:

Es la parte en la que el eventplanner diseña el proyecto y toma las decisiones más relevantes antes comentadas: objetivos, público, presupuesto y fecha y lugar. Una vez tomadas estas decisiones, deben plasmarse en un briefinng. A continuación deberemos pensar en la lista de invitados que asistirán. En esta fase también hay que tener en cuenta el desarrollo de al idea, los proveedores y el cronograma que seguirá el acto. Si se trata de un acontecimiento de gran magnitud deberemos crear un organigrama y planificar las pruebas de ensayo.

Día del evento:

Hay que poner en marcha el acto. Cuando ya ha comenzado con el acontecimiento, el eventplanner se encarga de coordinar y seguir el cronograma establecido en el pre-acto. Antes de empezar el acto, el planificador debe haber tenido en cuenta todas las posibles incidencias y tener un as en la manga para ejecutar un posible plan B.

Post-acto:

Cuando el evento ha llegado a su fin, hay que desmontar todo el escenario y evaluar el resultado. También hay que agradecer el trabajo y asistencia, si es necesario.

Tipos de actos a organizar

Como ya comentamos, no todos los eventos requieren la misma preparación y organización. Si el principal motivo del evento es social, deberemos satisfacer al anfitrión y asistentes. Si, en cambio, nos encontramos delante de otro evento como los corporativos, deberemos transmitir un mensaje concreto. Si, por otro lado, es cultural, también tendremos en cuenta su difusión en medios y redes sociales.

De nuevo, tengamos en cuenta que cada evento tiene características únicas y particulares. Pero ninguno puede salir bien sin los puntos clave comentados anteriormente. Veamos ahora qué tipos de evento podemos encontrarnos según su tipo y propósito:

Actosinstitucionales o políticos

• Recepciones diplomáticas
• Presentación y cierre de campaña
• Debates
• Conmemoraciones, homenajes, reconocimientos
• Ruedas de prensaa

Actos sociales

• Actos religiosos: Bodas, bautizos y comuniones
• Actos personales: Cumpleaños, aniversarios, celebraciones y fiestas familiares
• Funerales

Actos corporativos

• Lanzamiento o presentación de nuevos productos
• Cenas de gala
• Aniversarios
• Inauguraciones
• Conferencias, congresos, ferias
• Viajes de negocios
• Promocionales

Actos culturales

• Conciertos y festivales
• Congresos, ferias y exposiciones
• Competiciones y torneos deportivos
• Desfiles
• Certámenes y premios
• Concursos
• Fiestas benéficas

Fuente: Esneca Business School

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