Organizador de eventos: qué hace y cómo lo hace

Un organizador de eventos ya no es un simple coordinador de fiestas. Ahora ya es todo un profesional que se especializa en el sector de las relaciones públicas. Es un especialista que va mucho más allá de los eventos de particulares. Las compañías y organizaciones de todos los estilos confían en ellos para planificar sus encuentros corporativos, benéficos o festivos.

Actualmente, la organización de eventos tiene la importancia profesional merecida. Hace algunos años se trataba de un ámbito muy banalizado y  no se le tomaba en cuenta. Aun así, ahora ya se ha hecho evidente que los eventos corporativos son muy importantes para la imagen de las empresas. Por eso se implanta ya en todas las grandes empresas un ámbito.

Como ya se ha dicho antes, es un perfil experto y profesional. Veamos qué hace un organizador de eventos y cómo debe ser para desempeñar un buen papel.

Qué hace un organizador de eventos

Un organizador de eventos está al tanto del antes, el durante y el después si el evento corporativo que prepara lo requiere.

Planea el evento

El antes del evento se basa en diseño. Se deben estudiar las opciones que pueden llevarse a cabo en cuanto a ubicación, decoración o comida (si es necesaria). También debe estudiar cuáles son los proveedores que darán servicio al evento, los empleados que servirán y los otros participantes protagonistas. En el planeamiento del evento también se verá con detalles la lista de invitados, ponentes y personas VIP.

Además, el organizador montará el plan temporal detallado de los días anteriores y el día del evento. Así podrá tener un control óptimo sobre lo que se espera que ocurra y evitar cualquier imprevisto.

Planificar la comunicación del acto

Como ya hemos dicho, ahora los eventos corporativos forman parte del mercadotecnia y la comunicación, con lo que cada acto tendrá un plan específico de comunicación. El organizador deberá planificar paso a paso cómo se dará a conocer el acto a los invitados y protagonistas. También estar atento a la repercusión de los medios de comunicación antes y después del evento.

El plan también tendrá que tener previsto la gestión de los patrocinadores o sponsors. En resumen: un control exhaustivo de la comunicación interna y externa.

Dirigir a los empleados

En un evento corporativo intervienen muchos actores. El organizador del acto será la persona que guiará y dirigirá a todo el personal que participe. Desde los invitados, anfitriones, empleados o VIPs. No es nada fácil llevar una buena coordinación ya que se deben tener en cuenta muchos perfiles profesionales y personales diferentes. Una coordinación adecuada es equivalente a un buen funcionamiento del evento.

Administración de recursos económicos y humanos

Durante el planeamiento del evento, el organizador ha de tener en cuenta qué recursos tiene para ello. Es decir, ya sean de dinero o también de personas, o tecnología. Con este estudio de los recursos, el planificador podrá ver qué acciones y elementos tendrán lugar durante el evento.

Es de vital importancia que  el planificador sea realista y no diseñe un acto desproporcionado o sin margen para errores.

Preparar y ejecutar todo el acto

Una vez el profesional ha realizado todos los planes y lo tiene todo programado, es el encargado de controlar el desarrollo de los preparativos del evento. Es muy importante también que se vigile bien el proceso para identificar posibles problemas o imprevistos y evitar que estropeen el evento.

El día del acto, la principal tarea del planificador es que haga que todo funcione según lo planeado y dirigir bien a todos los implicados para que hagan lo que deben hacer en cada momento concreto.

Cómo es un planificador de eventos

Ya hemos visto qué hace un organizador de eventos. Pues ahora vamos a ver cómo es un planificador de este tipo, es decir, qué habilidades debe tener. Resumiendo, un profesional de esta rama debe ser como un director de orquesta. Tener capacidad de planificar, programación y organización. Ser capaz de estar al tanto de varias tareas a la vez: creación, ideación, logística, puesta en marcha, catering, decoración…

También debe tener habilidades directivas para poder organizar bien al equipo, que recordemos es multidisciplinario y tiene tareas muy diferentes entre ellos. También ha de tener habilidades de coordinación para que no se le pase ninguna tarea vital para el evento.

Comunicador y negociador: así es un organizador

El eventplanner también es un experto de las relaciones públicas, por lo que debe ser capaz de tener una excelente comunicación. Tener esta base y saber escuchar hará que el planner sea un gran transmisor de ordenes e ideas al personal que asistirá al evento. Además, el organizador debe tener dotes de negociación, porque tendrá que adaptar sus planes a la economía disponible de la empresa. Así podrá tener el máximo rendimiento.

Creativo y original

Otra característica que define a los organizadores es la capacidad de crear cosas novedosas y originales. Los buenos acontecimientos deben ser capaces de grabarse en la memoria de los asistentes. Así que uno de los máximos objetivos de un planificador s conseguir que el evento sea memorable e inolvidable.

La originalidad y la creatividad son básicos para que el acto sea único en su decoración, las actuaciones, la ubicación o los ponentes.

Flexible y versátil

El organizador de eventos también es muy flexible y versátil. Entre las diferentes características de un profesional del planeamiento de eventos está la versatilidad. Esta habilidad le permite adaptarse a situaciones y circunstancias imprevistas. Además, también le ayuda a superar los contratiempos y problemas que puedan surgir. Al ser coordinador y director de tantos perfiles diferentes, es importante que pueda gestionarlo todo y ser flexible en su mentalidad de director.

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Fuente: Esneca Business School