Tras el crecimiento exponencial de Tecnologías de Información – TIC y especialmente con la llegada de la Inteligencia Artificial (IA) al interior de las organizaciones, el rol del archivista en estos entornos se vio ligeramente preocupado con relación a cómo responder a estas tendencias, sin embargo, hubo un elemento muy importante que permitió ratificar la presencia de los profesionales en Ciencia de la Información en el mundo empresarial: la custodia de datos.
Según expertos, la ausencia de archivistas y sólidas prácticas de gestión de datos puede exponer a las empresas a riesgos significativos, desde violaciones de privacidad hasta amenazas cibernéticas.
Sobre esto, el docente Óscar Andrés Guzmán, líder de la Tecnología en Administración de Sistemas de Información y Documentación de UNINPAHU, considera que “la violación a la privacidad se podría ver orientada hacia los datos sensibles, no sólo afectando a los colaboradores, sino también a los datos misionales de la empresa”.
Tal situación no sólo podría poner en estado de vulnerabilidad los datos personales de quienes laboran en las organizaciones, sino también en contra de la misma empresa afectando su reputación y debilitando considerablemente la confianza generada en sus diferentes públicos objetivos.
Fallas en la custodia de datos
Guzmán, quien es profesional en Ciencia de la Información, Bibliotecología y Archivística, asegura que, ante la ausencia de actualización de políticas de protección de datos en algunas institucionales, se incurre en incumplimiento normativo como, por ejemplo, la aplicación de la Ley de Protección de Datos Personales (1581) promulgada en 2012.
Esto puede resultar en la exposición de datos personales y multas considerables, lo que puede socavar la reputación de las organizaciones y conducir a la pérdida de licencias comerciales.
Además, señaló que la falta de custodia de datos también puede generar riesgos relacionados con la ingeniería social, la suplantación de identidad y los ciberataques.
El archivista, guardián de la información
En la era digital en constante evolución, la seguridad de los datos se ha convertido en una prioridad crítica para organizaciones de todos los tamaños. En este contexto, el papel del archivista se vuelve aún más relevante, ya que desempeña un papel fundamental en la gestión y protección de la información.
Por lo que el profesor Óscar Guzmán presenta cinco recomendaciones clave para garantizar la custodia efectiva de datos, teniendo en cuenta la experiencia y la perspectiva del archivista:
Concientización y Capacitación Continua: La concientización sobre la seguridad de datos es el primer paso hacia una custodia efectiva. Para ello, los archivistas pueden desempeñar un papel central al elevar la conciencia sobre las amenazas cibernéticas y la importancia de la protección de datos.
Esto incluye la implementación de programas de capacitación que utilicen ejemplos concretos y experiencias reales para ilustrar los riesgos.
A esto se le suma la formación continua de los colaboradores, pues garantiza que todos los miembros de la organización estén preparados para enfrentar las amenazas en constante evolución.
Desarrollo e Implementación de Políticas de Seguridad de la Información: Estos lineamientos son la base de una custodia sólida de datos, los cuales pueden ser propuestos por los archivistas y así construir políticas específicas que aborden la custodia de datos de manera efectiva.
Además, es crucial garantizar que estas políticas se implementen en toda la organización y que se mantengan actualizadas para adaptarse a las cambiantes amenazas cibernéticas.
Seguridad Tecnológica Avanzada: El cifrado de datos es una medida esencial para proteger la información. Esta estrategia podría para garantizar que los datos sensibles se almacenen y transmitan de manera segura.
Por otra parte, la implementación de soluciones de seguridad tecnológica, como software antivirus de calidad, es crucial para prevenir ciberataques.
Plan de Respuesta a Incidentes: Es crucial que los profesionales de Ciencia de la Información puedan desarrollar planes de respuestas ante incidentes y estos deben incluir simulacros y su eventual desarrollo ante cualquier crisis.
Retroalimentación y Mejora Continua: La evaluación constante de las medidas de custodia son cruciales para alcanzar un mayor porcentaje de éxito en su aplicación. Para ello, la implementación de soluciones de seguridad tecnológica, como software antivirus de calidad, es crucial para prevenir ciberataques.
Esto garantiza que la organización esté preparada para abordar desafíos futuros en la gestión de datos y fortalecer su capacidad de proteger la información de manera efectiva.
Formación para la acción
Ante estos escenarios, la Fundación Universitaria para el Desarrollo Humano UNINPAHU posee una variada propuesta formativa a través de las cuales contribuye al fortalecimiento de este sector en Colombia, Latinoamérica y el mundo.
Es por ello por lo que ofrece la Tecnología en Administración de Sistemas de Información y Documentación, la cual tiene una duración de 6 semestres y dota a sus egresados de competencias para gestionar la información de manera ética y proponer innovadores sistemas de gestión de datos.
A su vez UNINPAHU ofrece el Profesional en Ciencia de la Información y Bibliotecología, el cual le brinda las herramientas a sus egresados para destacar y ser líder en los sectores de gestión documental y gestión bibliotecaria.
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