Funciones del organizador(a) de eventos

Antes de explicar las principales funciones del organizador(a) de eventos, empecemos por definir que es la organización de eventos. Es el proceso que involucra un conjunto de acciones como el diseño, planificación, producción de congresos , festivales, ceremonias u otro tipo de reuniones, que lleven a conseguir un objetivo en particular. Pero ¿Cuáles son las principales funciones del organizador(a) de eventos?¿Cuáles deberían ser sus principales competencias? ¿Dónde puedo estudiarlo?

Son algunas de las preguntas que te puedes estar haciendo y queremos ayudarte a resolverlas en este post.

¿Cuáles son las principales funciones del organizador(a) de eventos?

Podemos dividir las funciones de un organizador de eventos según la fase del proceso general:

Funciones de diseño del evento:

• Definir el objetivo a perseguir
• Definir el público objetivo al que se dirige
• Definir las necesidades corporativas para el evento
• Definir las posibles necesidades del público para el evento
• Definir el equipo de trabajo a involucrar en el evento
• Estimación de los recursos a necesitar

Funciones de planificación del evento:

• Seleccionar las fechas de celebración del evento
• Definir el número de asistentes
• Seleccionar el lugar de celebración
• Realizar el programa del evento
• Definir un plan de comunicación y marketing para el evento
• Contactar y cerrar acuerdos con proveedores de los recursos necesarios
• Establecer y aprobar un presupuesto definitivo

Funciones de producción del evento:

• Contratación de espacios, profesionales y resto de recursos necesarios
• Supervisar el montaje  y desmontaje del equipo técnico y materiales a usar en el evento
• Controlar el transcurso del evento y garantizar su buen funcionamiento
• Solucionar posibles imprevistos que surjan durante el evento
• Coordinar los distintos equipos de trabajo durante el evento

Funciones de análisis del evento:

• Recibir y categorizar de la información sobre el rendimiento del evento
• Evaluar los resultados obtenidos en el evento
• Realizar una propuesta de mejoras para futuros eventos

 

¿Cuáles son las principales competencias que debe tener un organizador (a) de eventos?

El desempeño de múltiples tareas simultáneamente genera la necesidad de tener varias capacidades. No es fácil reunirlas todas, así que veamos cuáles son las imprescindibles:

• Habilidades directivas y organizativas
• Buen comunicador y negociador
• Originalidad y creatividad
• Flexibilidad y versatilidad
• Saber delegar, dominar la frustración y tener una buena gestión del estrés

Ya que se trata de un profesional especializado y experto, te presentamos algunas opciones donde puedes formarte para adentrarte a este apasionante mundo de la organización de eventos.

• Taller de Protocolo y Organización de Eventos en CEART – Centro de Estudios Artísticos y Técnicos
• Seminario Virtual Tecnología y Producción de Eventos en Universidad del Externado
• Más opciones en el Emagister Colombia

Esperamos este post haya sido de gran utilidad, ¿te animas a formarte para vivir de tu pasión?

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