Organización Integral de Eventos

Organización integral de eventos

unidad 1: la profesion del organizador de eventos

· profesión y experiencia. Práctica profesional en eventos. Organizadores de eventos amateurs y con experiencia. Organizadores de eventos formados en otras disciplinas (relacionas públicas, publicidad, hotelería, turismo, gastronomía…) la formación y la capacitación continua. Uso de nuevas tecnologías de la información.

· la función del organizador de eventos. Alcances y límites. Interacción con los demás participantes. Organización del trabajo del oe.

· diferenciación, el sello propio del organizador.

· aspectos legales y contables de la profesión. Derechos y obligaciones dentro de la actividad de organización de eventos y en la tarea del organizador. Situación laboral, contratos de trabajo, etc.

· delegación de tareas. Empowerment. Trato con proveedores y administración de compras. Negociación, conciliación y resolución de conflictos. Liderazgo, conducción y coordinación de grupos.

· trabajos prácticos de la unidad

unidad 2: el mercado de eventos

· la oferta de servicios. Eventos empresariales y sociales existentes en el mercado, variedad, dónde se realizan, quiénes lo realizan y cómo. Tareas del organizador en cada uno de ellos.

· los proveedores de servicios para eventos. Selección de servicios, y degustaciones. Visita a predios y salones, verificación de instalaciones y equipamiento. Evaluación de servicios y presupuestos. Logística, fletes y traslados. Compras de insumos y material. Selección de personal auxiliar. Planificación de casting.

· la seguridad del evento. Ingresos, salidas convencionales y de emergencia. Normas generales de seguridad y programas de evacuación. Elementos y materiales de seguridad necesarios. Sistema de comunicaciones interno y externo. Vigilancia. Asistencia médica.

· la demanda. Distintos tipos de clientes, características. Qué demandan y cómo satisfacerlos. El trato con particulares y familias, con instituciones y empresas. Variedad en los gustos de los consumidores en los últimos años.

· trabajos prácticos de la unidad.

unidad 3: el plan del evento

· investigación. Búsqueda de información sobre el tipo de evento a realizar, antecedentes de eventos realizados y grados de satisfacción. Investigación del cliente y expectativas.

· generación de la idea. Creatividad aplicada a la generación de la idea madre del proyecto. Tormenta de ideas.

· planificación. Elaboración del contenido del plan del evento, con objetivos, plazos y metodología de ejecución.

· presentación del plan. Síntesis de la información y redacción. Presentación para eventos empresarios e institucionales. Diseño de la presentación basado en la temática del evento.

· trabajos prácticos de la unidad

unidad 4: la ejecucion del evento

· tareas pre-evento. Verificación de instalaciones, catering y otros servicios.

· acondicionamiento de instalaciones, productos y servicios necesarios. Ensayo de tareas, actividades y espectáculos.

· los tiempos del evento. De los tiempos del plan a los tiempos reales. Aplicación de distintas metodologías.

· tareas durante el evento. Coordinación y verificación de actividades por tiempos establecidos. Control de personal y tareas. Chequeo de satisfacción del cliente y asistente. Manejo de los “climas” del evento.

· tareas post evento. Acondicionamiento de las instalaciones para su devolución, chequeo de insumos y materiales, presupuesto y facturación. Balance post evento.

· trabajos prácticos de la unidad